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Emploi des élèves et étudiants pendant les vacances scolaires

Pendant les vacances scolaires, l’employeur peut engager des jeunes en contrat étudiant (hors stage) dans les conditions décrites ci-dessous.

1. Qui peut être engagé comme élève/étudiant ?

On entend par élève/étudiant, toute personne qui est âgée de 15 ans au moins et n’a pas dépassé l’âge de 27 ans accomplis :

· qui est inscrite dans un établissement d’enseignement (au Luxembourg ou à l’étranger) et qui suit de façon régulière un cycle d’enseignement à temps plein,

· dont l’inscription dans un établissement scolaire a pris fin depuis moins de 4 mois.

2. Qu’est-ce qu’un contrat étudiant ?

Le contrat conclu avec un élève/étudiant pendant les vacances scolaires ne peut excéder une durée maximale de 2 mois par année civile (même en cas de pluralité de contrats). Ce contrat doit :

· être conclu par écrit au plus tard au moment de l’entrée en service de l’élève/étudiant (à défaut d’écrit, le contrat est assimilé à un CDI)

· contenir certaines mentions obligatoires (nom, prénom, date de naissance et domicile de l’élève/étudiant, nom et adresse de l’employeur, date de début et de fin du contrat, nature et lieu du travail, durée journalière et hebdomadaire du travail, salaire convenu et périodicité du paiement du salaire, lieu où est logé l’élève/étudiant lorsque l’employeur s’est engagé à le loger)

· être signé par l’employeur et par l’élève/étudiant (et son représentant légal s’il est mineur)

· être conclu en trois exemplaires (une copie doit être envoyée par l’employeur à l’Inspection du Travail et des Mines dans les sept jours suivant le début du travail)

3. Montant minimum de la rémunération à verser à l’élève/étudiant ?

Le salaire minimum à verser à l’élève/étudiant est le suivant (indice 775,17 au 1^er janvier 2015) :

Age de l’élève ou de l’étudiant	% du SSM gradué en fonction de l’âge	Salaire brut mensuel	Taux horaire brut
18 ans et plus	80 % de 1.922,96 €	1.538,37 €	8,8923 €
17 ans et plus	80 % de 1.538,37 €	1.230,70 €	7,1138 €
15 ans et plus	80 % de 1.442,22€	1.153,78 €	6,6692 €

L’employeur peut obtenir une dispense de retenue à la source auprès du Bureau RTS compétent, dès lors que la rémunération nette horaire allouée à l’élève/étudiant ne dépasse pas 14 €.

4. Quel régime de sécurité sociale s’applique à l’élève/étudiant ?

La rémunération versée à l’élève/étudiant pendant les vacances scolaires est exonérée de cotisations en matière d’assurance maladie, d’assurance pension et d’assurance dépendance.

En revanche, l’employeur doit affilier l’élève/étudiant auprès du Centre Commun de la Sécurité Sociale pour l’assurance accident. La cotisation y relative (à charge de l’employeur) est calculée sur le salaire social minimum pour travailleur non qualifié (1922,96 € à l’indice 775,17 au 1^er janvier 2015).

5. Quelles sont les conditions de travail d’un élève/étudiant ?

Toutes les dispositions légales, réglementaires et conventionnelles relatives aux conditions de travail et à la protection des salariés sont en principe applicables à l’occupation d’élèves/étudiants pendant les vacances scolaires. La loi prévoit certaines exceptions, résumées dans le tableau ci-dessous.

Maladie	L’élève/étudiant n’a pas droit à une rémunération pendant les jours de maladie.
Heures supplémentaires	L’élève/étudiant mineur (de 15 à 18 ans) ne peut pas effectuer d’heures supplémentaires (sauf exceptions légales)
Congé annuel	L’élève/étudiant n’a pas droit aux congés annuels de récréation
Congé extraordinaire	L’élève/étudiant a droit à des jours de congé extraordinaire (en cas de mariage/partenariat, déménagement, etc.) Durant cette absence à pas de rémunération
Travail le dimanche et les jours fériés légaux	L’interdiction d’occuper des adolescents (de 15 à 18 ans) les dimanches et les jours fériés légaux n’est pas applicable dans le cadre d’un contrat étudiant (article L.151-7 § 2 du Code du Travail) L’élève/étudiant n’ayant pas travaillé pendant un jour férie légal, n’a pas droit à une rémunération pendant ce jour
Repos hebdomadaire	Au cours de chaque période de 7 jours, l’élève/étudiant mineur (de 15 à 18 ans) doit bénéficier d’un repos de 2 jours consécutifs, comprenant en principe le dimanche
Santé et sécurité au travail	L’employeur doit respecter les dispositions du Code du travail concernant l’emploi des jeunes travailleurs (articles L. 343-1 et suivants)

6. Quelles sont les obligations d’un ressortissant de pays tiers souhaitant travailler durant les vacances scolaires ?

Les élèves/étudiants qui ne sont pas citoyens de l’Espace économique européen ou de la Suisse doivent, avant d’entrer sur le territoire luxembourgeois, demander et obtenir une autorisation de séjour temporaire auprès du Ministère des Affaires Étrangères pour pouvoir travailler au Luxembourg.

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Employment of pupils and students during school holidays

During school holidays, an employer can hire young people on student contract (excluding internship agreement) under the following conditions.

1. Who can be hired as pupil/student?

Is considered as a pupil/student, every person who is at least 15 years old and has not exceeded the age of 27 accomplished:

· who is registered in a teaching establishment (in Luxembourg or abroad) and is following regular full-time courses,

· whose school registration has come to an end for less than 4 months.

2. What is a student contract?

The contract concluded with a pupil/student during the school holidays cannot exceed a maximum duration of 2 months per civil year (even in case of several contracts). This contract must:

· be drawn up in written at the latest at the starting date of the employment of the pupil/student (in the absence of a written document, the contract will be considered as an employment contract for an indefinite period)

· contain certain compulsory statements (first and last name, date of birth and address of the pupil/student, name and address of the employer, start date and end date of the contract, nature and place of work, daily and weekly working hours, agreed remuneration and salary payment procedure, place where the pupil/student is staying if the employer has agreed to provide accommodation)

· be signed by the employer and by the pupil/student (and her/his legal representative if she/he is minor)

· be drawn up in three copies, one of which has to be sent by the employer to the Labor authorities (“Inspection du Travail et des Mines” in French) within 7 days following the starting date of the employment.

3. What is the minimum amount of the remuneration to be paid to the pupil/student?

The minimum remuneration to be paid to the pupil/student is the following (index 775.17 as of January 1^st, 2015):

Age of the pupil or the student	% of the MSW according to the age	Monthly gross salary	Gross hourly rate
18 years and more	80 % of €1,922.96	€1,538.37	€8.8923
17 years and more	80 % of €1,538.37	€1,230.70	€7.1138
15 years and more	80 % of €1,442.22	€1,153.78	€6.6692

The employer can obtain an exemption from withholding tax, on request to the competent RTS tax office, provided the net hourly remuneration paid to the pupil/student does not exceed €14.

4. What is the social security regime applicable to the pupil/student?

The remuneration paid to the pupil/student during the school holidays is exempted from social security contributions for health insurance, pension insurance and care insurance.

However, the employer must register the pupil/student with the social security authorities (“Centre Commun de la sécurité sociale” in French) for accident insurance. The contribution (borne by the employer) is calculated on the minimum social wage for non-qualified employee (€1,922.96 at index 775.17 as of January 1^st, 2015).

5. What are the conditions of employment of a pupil/student?

Legal provisions and bargaining agreements related to the working conditions and the protection of employees are in principle applicable to the employment of the pupils/students during the school holidays.

The law states some exceptions summarized in the table below:

Illness	The pupil/student is not entitled to a remuneration during the days of sickness
Overtime	The minor pupil/student (from 15 to 18 years old) is not allowed to work overtime (unless legal exceptions)
Annual leave	The pupil/student is not entitled to annual paid leave
Extraordinary leave	The pupil/student is entitled to extraordinary leave in case of wedding/partnership (“partenariat” in French), moving, etc. During this leave à no remuneration
Working during Sundays and public holidays	The prohibition for the teenagers (from 15 to 18 years old) to work on Sundays and public holidays is not applicable in the case of a student contract (article L.151-7 §2 of the Labor Code) The pupil/student having not work during a public holiday is not entitled to receive a remuneration for that day
Weekly rest period	In the course of each period of 7 days, the minor pupil/student (from 15 to 18 years old) has to benefit from a rest of 2 consecutive days, including in principle Sunday
Health and Safety at work	The employer has to respect the provisions of the Labor Code regarding the occupation of young workers (articles L.343-1 and following)

6. What are the obligations of a third-country national whishing to work during the school holidays?

Before entering in Luxembourg, the pupils/students who are not citizens of the European Economic Area or Switzerland have to request and obtain a residence authorization from the Ministry of Foreign Affairs in order to work in Luxembourg.

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